Calendário cheio parece colaboração. Às vezes é só uma maneira socialmente aceita de distribuir interrupção.
Some pessoas, não apenas minutos
Considere custo de oportunidade de quem está na sala e tempo de retomada. Reunião recorrente merece justificar a própria existência periodicamente. Status informativo pode ser assíncrono. Reunião faz mais sentido para decisão ambígua, criação conjunta, conflito ou tema que exige interação rápida.
Entre com pergunta
Agenda não precisa ter quinze itens. Precisa deixar claro qual resultado deve existir ao final. Decisão? plano? opções?
Saia com dono e prazo
Ata quilométrica não resolve. Registre decisão, responsáveis e pendências. A reunião boa economiza mais coordenação do que consome. Se ninguém sente falta quando ela é cancelada, talvez já tenha respondido à auditoria.